NOX AB Integritetspolicy

Datasekretess är mycket viktigt för NOX och vi vill vara öppna och transparenta med vår hantering av dina personuppgifter. Vi har därför en policy som fastställer hur dina personuppgifter ska bearbetas och skyddas.

1. Vem är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter?

NOX AB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som du skickar till oss och ansvarar för dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

1.1 Vilka uppgifter samlar och sparar NOX?

NOX samlar in de personuppgifter som krävs för verksamheten för att tillhandahålla våra tjänster. Det kan till exempel vara: namn, adress, telefonnummer, mailadress och personnummer för ansökan om rutavdrag samt uppgifter om dig eller din bostad som du väljer att lämna för att det har relevans för tjänsten vi levererar. Vi samlar även in namn, telefonnummer och mailadress till inflyttande i en bostad där NOX flyttstädar om beställaren av tjänsten lämnar dessa uppgifter till oss. Dessa uppgifter används för att informera inflyttande om att NOX ansvarar för städningen och att de kan kontakta oss om de inte är nöjda med städningen när de flyttar in. Den inflyttande i bostaden har samma rättigheter som beställaren av tjänsten att begränsa NOX bearbetning av personuppgifter enligt samtliga punkter under “2. Vilka är dina rättigheter?”. Den person eller organisation som lämnar ut uppgifterna till NOX ansvarar då för att införskaffa samtycke. NOX ber om samtycke för fortsatt kontakt med inflyttande vid den första kontakten.

NOX sparar alla personuppgifter som krävs enligt lag för till exempel, bokföring och redovisning till skatteverket.

NOX sparar kunders uppgifter rimlig tid efter att uppdraget har utförts för att kunna hantera reklamationer, skador, fakturafrågor, marknadsföring och dylikt.

NOX lämnar i vissa fall ut personuppgifter till underleverantörer, underentreprenörer eller samarbetspartners. NOX lämnar bara ut de uppgifter som behövs för verksamheten för att kunna leverera våra tjänster till dig. NOX tillåter inte att tredje part använder personuppgifter för andra ändamål än de som definierats av NOX.

NOX säljer aldrig dina uppgifter till någon.

1.2 Direktmarknadsföring

Vi har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter för att tillhandahålla direktmarknadsföring. Vi använder dina personuppgifter för att skicka relevanta, förmånliga erbjudanden till dig via mail, telefon, sms eller utskick. Vi ber om ditt samtycke för behandlig av personuppgifter för direktmarknadsföring när du beställer en tjänst hos oss på vår hemsida, via telefon, mail eller sms. Vi ber även om samtycke när du anmäler intresse för någon av våra tjänster via vår hemsida. Du godkänner detta i samband med att du godkänner NOX integritetspolicy. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för behandling av personuppgifter i direktreklam genom att avregistrera dig via länken i mailen eller genom att kontakta NOX på info@noxab.se.

1.3 Du kan välja bort direktmarknadsföring på följande sätt:

1. Följ instruktionerna i varje marknadsföringsutskick
2. Kontakta NOX via e-post eller post

1.4 Hur samlar NOX in personuppgifter:

NOX samlar in personuppgifter i samband med att du köper en tjänst eller produkt av NOX muntligt eller skriftligt. Vi samlar även in uppgifter då du kontaktar NOX eller anmäler intresse för våra tjänster eller produkter i olika kanaler. NOX får även personuppgifter från samarbetspartners eller befintliga kunder. Den person eller organisation som lämnar ut uppgifterna till NOX ansvarar då för att införskaffa samtycke från dig.

1.5 Cookies och remarketing

NOX använder cookies för att du ska få relevant information och service. Du kan välja att acceptera eller inte acceptera cookies. För att stänga av eller radera cookies kan du använda verktygen i din webbläsare. Hur du går tillväga beskrivs i din webbläsarens hjälpavsnitt. Vill du veta mer om cookies och vad du kan göra som användare så finns mer information på Post- och telestyrelsen www.pts.se. NOX kan använda remarketing för att visa dig annonser på andra plattformer för en produkt du tidigare visat intresse för.

1.6 Analys av data

NOX lagrar webbstatistik för att säkra den tekniska funktionaliteten och användningen av nätet och för att få en inblick i webbesökarnas användarupplevelser och för att utveckla sin webbplats. NOX använder även webbstatistiken för att förbättra sina elektroniska tjänster och kännedomen om kundernas och webbesökarnas behov för att kunna leverera relevanta erbjudanden till besökare och tidigare besökare av webbplatsen eller NOX sociala medier.

NOX använder sig av amerikanska Google Analytics för analys av webbstatistik. Företaget iakttar integritetsskyddet genom att följa de standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har tagit fram.

2. Vilka är dina rättigheter?

2.1 Rätt till tillgång:

Du har rätt att begära information om de personuppgifter vi har om dig. Du kan kontakta NOX, som skickar dig dina personuppgifter via e-post.

2.2 Rätt till dataportabilitet:

Du har rätt att be NOX flytta dina personuppgifter till annan part.

2.3 Rätt till rättelse:

Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om de är felaktiga, inbegripet rätten att komplettera ofullständiga personuppgifter.

2.4 Rätt till begränsning

Du har i vissa fall rätt att begränsa behandling av dina personuppgifter vilket betyder att dina personuppgifter markeras så att dessa i framtiden endast får användas för vissa avgränsade syften.

Du har rätt att när som helst radera alla personuppgifter som behandlas av NOX med undantag av följande situationer:

• du har ett pågående ärende/utredning med kundservice
• du har en pågående order/bokning
• om du har ett befintligt abonnemang hos NOX
• du har en obetald skuld hos NOX, oberoende av betalningsmetod
• du misstänks för att ha eller har missbrukat våra tjänster under de senaste fem åren
• din skuld har sålts vidare till tredje part under de senaste tre åren eller ett år för avlidna kunder
• om du har beställt en tjänst så sparar vi dina personuppgifter i anslutning till transaktionen i bokföringssyfte

För att vi inte ska radera eller begränsa fel persons uppgifter krävs att begäran om radering ska göras skriftligt med undertecknad kopia av giltig ID-handling.

2.6 Rätt att framföra klagan hos en tillsynsmyndighet:

Om du anser att NOX behandlar dina personuppgifter på ett oriktigt sätt kan du kontakta oss. Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.

2.7 Din rätt att neka till direktmarknadsföring:

Du har rätt att neka till direktmarknadsföring inklusive profilanalyser som görs i direktmarknadsföringssyfte.

3. Du kan välja bort direktmarknadsföring på följande sätt:

Följ instruktionerna i varje marknadsföringsutskick
Kontakta NOX via e-post eller post

4 . Policy gällande: Fotografering och filmning i kunders hem

4.1 Syfte
NOX medarbetare kan i vissa situationer behöva fotografera eller göra kortare filmsekvenser i en kunds hem som en del av arbetet.

Syftet ska alltid vara tydligt och kopplat till verksamheten. Material får inte samlas in enbart för att det eventuellt kan vara bra att ha vid ett senare tillfälle.

Fotografering eller filmning kan exempelvis användas för att:

• dokumentera kvaliteten på utfört arbete,
• genomföra eller möjliggöra kvalitetskontroller,
• dokumentera en avvikelse eller reklamation,
• dokumentera en befintlig eller misstänkt skada,
• dokumentera förhållanden som påverkar möjligheten att utföra arbetet,
• få stöd eller bedömning från arbetsledare,
• dokumentera att en åtgärd har genomförts,
• kommunicera ett relevant förhållande till kunden.

4.2 Grundprincip

Fotografering och filmning ska begränsas till det som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.

Medarbetaren ska fotografera eller filma föremålet, ytan, skadan eller arbetsresultatet – inte kundens hem i större omfattning än vad situationen kräver.

Om syftet exempelvis är att dokumentera en fläck på en soffa ska soffan och fläcken dokumenteras, inte hela vardagsrummet.

4.3 Personer får inte fotograferas eller filmas

Personer får inte fotograferas eller filmas i kundens hem.

Det gäller samtliga personer, exempelvis kunden, familjemedlemmar, besökare, barn, andra medarbetare eller andra personer som befinner sig i eller i anslutning till bostaden.

Om en person befinner sig inom det område som behöver dokumenteras ska fotograferingen eller filmningen vänta tills personen har lämnat bildområdet.

Det är inte tillåtet att först fotografera eller filma en person och därefter beskära, maskera eller redigera bort personen.

Undantag får inte göras av den enskilda medarbetaren, även om personen muntligen säger att det är okej. Eventuella undantag ska bedömas och godkännas av ansvarig chef innan fotograferingen sker.

4.4 Personuppgifter och privata föremål

Fotografering och filmning ska riktas mot det som faktiskt behöver dokumenteras.

Medarbetaren ska aktivt begränsa vad som kommer med. 

Följande ska inte fotograferas eller filmas om det inte är direkt nödvändigt för det aktuella ärendet:

• fotografier eller porträtt,
• personliga dokument, post och anteckningar,
• dator-, mobil- och andra skärmar med personligt innehåll,
• läkemedel eller information om hälsa,
• ekonomiska handlingar,
• andra tydligt privata föremål eller uppgifter.
• Om sådant riskerar att komma med ska medarbetaren ändra bildvinkel, gå närmare det som ska dokumenteras eller avstå från dokumentationen.

4.5 Filmning

Film ska endast användas när en stillbild inte på ett rimligt sätt kan dokumentera det som behöver visas.

Filmsekvenser ska vara så korta som möjligt och begränsas till det relevanta området.

Personer får inte förekomma i filmen.

Ljud ska normalt inte spelas in. Samtal mellan kunden, medarbetare eller andra personer får inte avsiktligt spelas in. Om personer börjar prata under filmningen ska inspelningen avbrytas om samtalet riskerar att komma med.

4.6 Information till kunden

NOX ska informera kunder om att fotografering och kortare filmning kan förekomma när det är motiverat för exempelvis kvalitetskontroll, dokumentation av utfört arbete, avvikelser, skador eller andra förhållanden som är relevanta för tjänstens utförande.

Informationen ska finnas tillgänglig i NOX information om behandling av personuppgifter.

Fotografering eller filmning ska inte ske i hemlighet eller på ett sätt som kunden rimligen inte kan förvänta sig inom ramen för tjänsten.

4.7 Rättslig grund och personuppgifter

Fotografier och filmer kan utgöra personuppgifter även om ingen person syns på bilden. Materialet kan exempelvis genom kopplingen till ett kundärende eller en adress indirekt kunna hänföras till en identifierbar person.

NOX ska för de användningsområden där personuppgifter behandlas ha ett definierat ändamål och tillämplig rättslig grund.

Dokumentationen ska alltid vara nödvändig och proportionerlig i förhållande till ändamålet.

4.8. Hantering och överföring

Fotografier och filmer som tas inom ramen för arbetet är arbetsmaterial och ska hanteras som information tillhörande NOX.

Material som behöver sparas eller användas av andra ska så snart som möjligt överföras till det system eller den person som NOX anvisat för ändamålet.

Material får inte:

• delas med personer som inte behöver materialet för sitt arbete,
• användas privat,
• publiceras i sociala medier,
• sparas längre än vad arbetsuppgiften kräver på medarbetarens telefon.

4.9 Radering från telefonen

Fotografier och filmer från kunders hem ska raderas från medarbetarens telefon så snart de har överförts eller inte längre behövs för arbetsuppgiften.

Medarbetaren ska inte samla bilder från flera kunder i telefonens bildbibliotek för att radera dem vid ett senare tillfälle.

När dokumentationen är färdig ska medarbetaren:

• kontrollera att material som behöver sparas har överförts korrekt,
• radera fotografiet eller filmen från telefonens bildbibliotek,
• radera materialet även från telefonens mapp för senast raderade/papperskorg, när sådan funktion finns.
• Materialet ska därmed inte ligga kvar lokalt på telefonen eller finnas kvar där enbart som säkerhetskopia.

Påminnelse om radering
NOX ska regelbundet påminna medarbetare som använder fotografering eller filmning i arbetet om skyldigheten att radera material från telefonen.

Påminnelsen ska särskilt ange att medarbetaren ska kontrollera:

Bilder/filmer från kunders hem kvar i telefonen? → Överför vid behov → Radera → Töm Senast raderade.

Påminnelsen ersätter inte kravet på omedelbar radering efter avslutad hantering utan fungerar som en extra kontroll för att upptäcka material som av misstag blivit kvar.

4.10 Behörighet

Endast personer som behöver materialet för sitt arbete ska ha tillgång till det.

Tillgång kan exempelvis behövas för ansvarig medarbetare, arbetsledare, kundservice, ansvarig chef eller den som hanterar en reklamation eller ett försäkringsärende.

Material får inte spridas internt bredare än vad ändamålet kräver.

4.11 Lagringstid

Material som överförts till NOX system ska inte sparas längre än vad som behövs för det ändamål för vilket det samlades in.

Material som endast används för en tillfällig kvalitetskontroll ska raderas när kontrollen är avslutad och materialet inte längre behövs.

Material som hör till exempelvis en reklamation, skada, tvist, personalärende eller försäkringsfråga får sparas längre när det finns ett dokumenterat behov.

NOX ska fastställa lämpliga gallringstider för olika typer av dokumentation.

4.12 Användning för uppföljning av medarbetare

Bild- och filmmaterial kan användas för att följa upp kvaliteten på utfört arbete när detta är ett angivet syfte med dokumentationen.

Materialet får exempelvis användas för att:

• kontrollera att arbetsmoment genomförts,
• identifiera kvalitetsbrister,
• ge återkoppling och utbildning,
• följa upp tidigare avvikelser,
• verifiera att beslutade åtgärder har genomförts.
• uppföljningen ska vara saklig, relevant och proportionerlig.

Material får inte samlas in för generell eller kontinuerlig övervakning av enskilda medarbetare utan en separat bedömning.

4.13 Skador och reklamationer

Vid en befintlig eller misstänkt skada ska medarbetaren dokumentera tillräckligt för att det i efterhand ska gå att förstå vad som är skadat, skadans omfattning, var skadan finns och relevanta omständigheter.

Vid behov kan både detaljbilder och en översiktsbild tas.

Även vid skadeärenden gäller det absoluta förbudet mot att fotografera eller filma personer.

Dokumentationen ska därefter hanteras enligt NOX rutiner för skador och avvikelser.

4.14 Publicering, marknadsföring och andra ändamål

Material som tagits för kvalitetskontroll, dokumentation, skada, reklamation eller annat operativt ändamål får inte användas för marknadsföring, sociala medier, rekrytering, utbildningsmaterial eller andra nya ändamål enbart för att NOX redan har tillgång till materialet.

Sådan användning kräver en separat bedömning.

4.15 Kontroll före fotografering

Innan ett foto eller en film tas ska medarbetaren kontrollera:

1. Varför behöver jag dokumentera detta?
Det ska finnas ett konkret arbetsrelaterat syfte.

2. Är någon person med i bild?
Om ja: fotografera eller filma inte.

3. Vad behöver faktiskt synas?
Dokumentera endast det som behövs.

4. Finns privat information i bilden som inte behöver vara med?
Ändra bildvinkel, gå närmare objektet eller avstå från dokumentationen.

5. Vad ska hända med bilden efteråt?
Överför den vid behov och radera den därefter från telefonen och Senast raderade.

Vid osäkerhet ska medarbetaren kontakta arbetsledare innan fotografering eller filmning, om situationen tillåter det.

4.16 Avvikelser och personuppgiftsincidenter

Om en bild eller film av misstag innehåller en person, särskilt privat eller känslig information, skickas till fel mottagare, lagras på fel plats eller på annat sätt hanteras i strid med denna policy ska detta omgående rapporteras enligt NOX rutin för personuppgiftsincidenter.

Om en person av misstag har fotograferats eller filmats ska materialet inte användas vidare.

Händelsen ska rapporteras så att ansvarig person kan bedöma om den utgör en personuppgiftsincident och om ytterligare åtgärder krävs.

4.17. NOX ansvar

NOX ansvarar för att:

• fastställa tillåtna användningsområden,
• ange hur och var material får överföras och lagras,
• begränsa behörigheter,
• fastställa gallringsrutiner,
• informera kunder om behandlingen,
• utbilda berörda medarbetare,
• regelbundet påminna om radering av bilder och filmer från telefoner,
• dokumentera relevanta GDPR-bedömningar,
• följa upp att denna policy efterlevs.

—————————————
NOX AB
Salagatan 23
753 30 Uppsala
Sweden

Telefon: 018-60 48 00
Mailadress: info@noxab.se

N-O-X AB
Organisationsnr: 556851-1124